Ein effektives Onboarding ist der Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung und damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Durch Klarheit und Sicherheit von Beginn an stärkt eine durchdachte Einarbeitung das Vertrauen und die Motivation der Neuzugänge und steigert ihre Produktivität. Traditionelle Onboarding-Ansätze stoßen jedoch häufig an ihre Grenzen: Sie sind zeitaufwendig, schwer zu standardisieren und kaum skalierbar. Hier kommt das digitale Onboarding ins Spiel. E-Learning-basierte Ansätze ermöglichen eine flexible, konsistente und skalierbare Integration neuer Mitarbeiter:innen und fördern damit die Mitarbeiterbindung, wodurch sie eine zukunftsfähige Lösung für moderne Unternehmen bieten.
Doch was ist digitales Onboarding?
Unter digitalem Onboarding versteht man die Einführung und Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen mithilfe digitaler Tools und Plattformen. Im Gegensatz zum traditionellen Onboarding, das vorwiegend auf persönliche Meetings, Schulungen und Dokumentationen setzt, erfolgt der Großteil der Einarbeitung online. Dazu gehören E-Learning-Module, virtuelle Schulungen, interaktive Tutorials und digitale Checklisten. Durch den Einsatz moderner Technologien können Mitarbeiter:innen flexibel und ortsunabhängig auf alle relevanten Informationen zugreifen und sich in ihrem eigenen Tempo in ihre neuen Aufgaben einarbeiten. Dadurch kann auch in Remote- und Hybriden-Arbeitsmodellen eine konsistente und qualitativ hochwertige Einführung neuer Mitarbeiter:innen gewährleistet werden, was zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung und Identifikation mit dem Unternehmen beiträgt.
Vorteile von digitalem Onboarding
- Flexibilität: Digitales Onboarding ist sowohl zeitlich als auch örtlich unabhängig. Dadurch können neue Mitarbeiter:innen den Lernstoff in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten, ohne sich an feste Zeitpläne halten zu müssen. Die örtliche Unabhängigkeit sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen von überall aus teilnehmen können. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit internationalen Teams oder Remote-Mitarbeiter:innen.
- Zugänglichkeit: Durch das digitale Onboarding sind alle Informationen und Ressourcen an einem Ort gebündelt und machen diese leicht zugänglich. Mitarbeiter:innen müssen nicht zwischen verschiedenen Quellen wechseln, wodurch die Effizienz gesteigert wird. Darüber hinaus ist eine einfache Übersetzung in verschiedene Sprachen möglich, was besonders die Einstellung von Mitarbeiter:innen in internationalen Unternehmen vereinfacht.
- Konsistenz der Schulungsinhalte: Alle neuen Mitarbeiter:innen erhalten dieselben Informationen und Schulungen. Dadurch wird sichergestellt, dass das vermittelte Wissen standardisiert und auf einem gleichbleibend hohen Niveau ist.
- Integration von Multimedia: Durch den Einsatz von Videos, interaktiven Quizzen und weiteren multimedialen Elementen wird der Lernprozess abwechslungsreicher und motivierender gestaltet. Dies fördert nicht nur die Lernbereitschaft der Mitarbeiter:innen sondern steigert auch ihre Motivation.
- Integration von Preboarding: Schon vor dem offiziellen Starttermin können neue Mitarbeiter:innen durch digitales Onboarding in das Unternehmen eingeführt werden. Sie erhalten bereits vorab Zugriff auf Informationen über das Unternehmen. Eine Willkommensbotschaft der Führungspersonen … Darüber hinaus kann mit Hilfe von Tipps und Tricks die Aufregung vor dem ersten Tag genommen werden.
Preboarding: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter:innen
Diese Phase, die zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag liegt, bietet Unternehmen eine wertvolle Gelegenheit, neue Mitarbeiter:innen frühzeitig an Bord zu holen und den Einstieg in die neue Position reibungslos zu gestalten. Gerade in einer Arbeitswelt, die von immer kürzeren Einarbeitungszeiten und steigendem Wettbewerb um Talente geprägt ist, gewinnt dieser oft übersehener Aspekt des Rekrutierungsprozesses an Bedeutung.
Doch warum ist Preboarding so wichtig, und wie kann es den Erfolg neuer Teammitglieder langfristig beeinflussen?
Der erste Eindruck zählt
Bereits in der Preboarding-Phase wird die Grundlage für die zukünftige Mitarbeiterbindung gelegt. Neue Mitarbeiter:innen, die sich während dieser Zeit gut aufgehoben und willkommen fühlen, sind motivierter und starten mit mehr Zuversicht in ihre neue Rolle. Ein Unternehmen, das von Anfang an Wert auf klare Kommunikation, Unterstützung und eine strukturierte Einführung legt, signalisiert Professionalität und Engagement für die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter:innen.
Vorbereitung auf die Unternehmenskultur
Neben der Vermittlung technischer Informationen bietet das Preboarding eine hervorragende Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Durch Einblicke in Werte, Visionen und Teamdynamiken können sich neue Teammitglieder:innen bereits vor dem ersten Arbeitstag mit der Unternehmenswelt vertraut machen. Dies reduziert die Unsicherheiten, die oft mit einem neuen Job einhergehen, und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, sich schneller in ihre neue Arbeitsumgebung einzufinden, was langfristig auch die Mitarbeiterbindung stärkt.
Stärkung der Bindung vor dem ersten Arbeitstag
Besonders in Zeiten von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen, in denen persönliche Interaktionen seltener sind, kann das Preboarding helfen, eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Regelmäßige Kommunikation, virtuelle Teambuilding-Aktivitäten oder Willkommensnachrichten von zukünftigem Kolleg:innen tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter:innen bereits vor dem ersten Tag als Teil des Teams fühlen. Diese Form der Einbindung reduziert zudem das Risiko, dass Kandidat:innen in der Zwischenzeit abspringen, da sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.
Sucess Story: Onboarding und Preboading
Mein Onboarding bei der GFA: herzlich und kompetent
“Schon vor meinem ersten Arbeitstag bei der GFA wurde ich herzlich willkommen geheißen. „Herzlich“ und „kompetent“ sind die Worte, die mein Preboarding-Erlebnis am besten beschreiben.
Dank des digitalen Preboarding konnte ich mich bereits von zu Hause aus mit den verschiedenen Geschäftsbereichen der GFA, den Führungskräften, den Standorten und meinem spezifischen Onboarding im Personalmarketing und Recruiting vertraut machen. Die benutzerfreundliche und ansprechend gestaltete Plattform hat mir einen umfassenden Überblick verschafft und den Einstieg in meine neue Rolle erheblich erleichtert.
Besonders beeindruckt hat mich die vielseitige Gestaltung des Preboarding: Audiodateien, Videos, Bilder und Texte wurden so geschickt kombiniert, dass es richtig Spaß gemacht hat, sich durch die Inhalte zu klicken. Mit jedem Klick konnte ich mein Wissen erweitern und mehr über die GFA erfahren.
Dieses durchdachte und wertschätzende Onboarding hat mir gezeigt, wie wichtig eine gut strukturierte Einführung für neue Mitarbeiter: innen ist. Es vermittelt nicht nur die fachlichen Grundlagen, sondern sorgt auch dafür, dass man sich von Anfang an zwischenmenschlich willkommen fühlt – wie in einer zweiten Familie.
Anna – Fachkraft Personalmarketing und Recruiting“
Zusammenfassung
Der Blog-Artikel „Onboarding neu gedacht: Wie E-Learning den Einstieg erleichtert“ verdeutlicht, wie digitale Lösungen das Onboarding moderner Unternehmen revolutionieren. Traditionelle Methoden stoßen oft an ihre Grenzen – sie sind zeitintensiv, schwer zu standardisieren und kaum skalierbar. Hier setzt digitales Onboarding an: Durch flexible, konsistente und multimediale E-Learning-Ansätze können neue Mitarbeiter:innen standortunabhängig und in ihrem eigenen Tempo auf alle wichtigen Informationen zugreifen.
Besonders das Preboarding, die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag, bietet enorme Vorteile. Neue Mitarbeiter:innen werden frühzeitig in die Unternehmenskultur eingebunden, was ihre Bindung stärkt und Unsicherheiten reduziert. Virtuelle Schulungen, interaktive Tutorials und digitale Checklisten bereiten sie optimal auf ihre neuen Aufgaben vor, und regelmäßige Kommunikation sowie Willkommensbotschaften von Kolleg:innen schaffen eine emotionale Verbindung.
In einer Erfolgsgeschichte schildert Anna Korte, eine Mitarbeiterin der GFA GmbH, ihr positives Erlebnis mit dem digitalen Preboarding. Durch die ansprechend gestaltete Plattform konnte sie sich schon vor ihrem ersten Arbeitstag umfassend mit ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut machen – und fühlte sich von Anfang an wertgeschätzt und willkommen.
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Quellen:
Maurer, R. (2015). Onboarding Key to Retaining, Engaging Talent. SHRM. https://www.shrm.org/ResourcesAndTools/hr-topics/talent-acquisition/Pages/Onboarding-Key-Retaining-Engaging-Talent.aspx zugegriffen: 10.09.2024
Paychex Survey (2023). The Effect of Poor Onboarding on New Hires. https://www.paychex.com/articles/human-resources/the-onboarding-crisis zugegriffen: 10.09.2024
Haufe (2022): Große Potenziale beim Onboarding. Digitalisierung stagniert, S. 7. Online verfügbar unter https://images.aktuell.haufe.com/Web/HaufeLexwareGmbHCoKG/%7B0104743fb91e-4ca4-9172-d84e2bfe3b8e%7D_2022-02_-_Onboarding_SEEWhitepaper_Studienergebnisse_2021.pdf?emos_sid=AYBLwmnwb9Xo5EjKSf4aeef ONZuEJywC&emos_vid=AYBLwmnwb9Xo5EjKSf4aeefONZuEJywC, zugegriffen: 11.09 .2024.
Personio (2023). Digitales Onboarding: Einarbeitung effizient gestalten. https://www.personio.de/hr-lexikon/digitales-onboarding/#definition-was-ist-ein-digitales-onboarding zugegriffen: 11.09.2024